Vintro Pro Kennisbank · De gids

Voorraadbeheer voor een tweedehandszaak: de complete gids

Zeven schakels, van het moment dat een stuk binnenkomt tot de aangifte. Wat je vastlegt, wat de wet vraagt in België, Nederland, Frankrijk en het VK, en waar het in de praktijk misloopt.

Voorraadbeheer bij unieke stukken is geen aantallen tellen. Het is zeven schakels aan elkaar houden.

In een gewone winkel is voorraadbeheer een kwestie van tellen. Er staan zeventien van dat model, er gaan er vier weg, bij vijf bestel je bij. Bij tweedehands, vintage en antiek werkt dat niet: elk stuk is er één. Je kunt niet bijbestellen, er is geen gemiddelde inkoopprijs, en het bestelpunt — het getal waaronder je bijbestelt — bestaat niet.

Wat ervoor in de plaats komt is een keten. Een stuk komt binnen, krijgt een nummer, krijgt een etiket, staat in het schap, gaat weg met een factuur, en belandt uiteindelijk in een btw-aangifte. Elke schakel geeft door aan de volgende. Breekt er één, dan merk je dat pas veel later: bij de jaarlijkse inventaris, bij een controle, of op de dag dat een klant vraagt wat dat kastje ook alweer kostte.

Deze gids loopt die zeven schakels af, in de volgorde waarin je ze in de praktijk tegenkomt. Waar er een wettelijke verplichting in zit, staat erbij wat België, Nederland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk vragen, met de bron en de datum waarop we het nagemeten hebben. Waar het alleen een werkwijze is, staat dat er ook bij — dat scheelt je een gesprek met je boekhouder.

De keten in één tekening

Zeven schakels. De bovenste rij is wat er met het stuk gebeurt, de onderste wat er met de papieren gebeurt. De twee lopen naast elkaar, en op twee plaatsen raken ze elkaar: bij het etiket en bij de factuur.

HET STUK DE PAPIEREN Inkoop particulier of collega Etiket nummer + prijs Schap dagen lopen door Verkoop winkel, markt of online Aankoopbewijs wie, wat, hoeveel Register marge apart van gewoon Factuur met de juiste vermelding Aangifte btw over de marge blijft staan → terug naar de teller Export
De schakels zoals ze in de praktijk lopen. Er zit één lus in: een stuk dat niet verkoopt gaat niet weg, maar telt wel door in je rotatie — en dat is precies de schakel die het vaakst vergeten wordt.
01

Inventarisatie: het stuk krijgt een identiteit

Inventarisatie is niet het jaarlijkse ritueel van alles natellen. Dat is er ook, en het staat verderop. Inventarisatie begint bij elk stuk apart, op de dag dat het binnenkomt, en het duurt twee minuten.

De reden om het meteen te doen is banaal: wat je vandaag betaald hebt weet je vanavond nog. Over drie maanden is het een schatting. En een geschatte aankoopprijs geeft een geschatte marge, dus een geschatte btw. Dat is het soort fout dat pas bij een controle boven water komt, wanneer je hem niet meer kunt rechtzetten.

Eén nummer, en dat nummer is voor altijd

Geef elk stuk één nummer, en gebruik dat nummer nooit opnieuw — ook niet als het stuk verkocht is, teruggenomen wordt of weggegooid. Dat klinkt als een detail tot je het één keer wél doet. Een hergebruikt nummer betekent dat twee verschillende stukken hetzelfde etiket, dezelfde factuurregel en dezelfde registerregel dragen, en dat is achteraf niet meer te ontwarren.

Een doorlopend getal volstaat: 1, 2, 3. Een letter vooraan voor het jaar of de categorie mag, maar houd het kort — het moet op een etiket passen en je moet het door de telefoon kunnen spellen. Wat je vooral niet doet is het nummer laten afhangen van iets dat kan veranderen: niet de plaats in de winkel, niet de prijs, niet de leverancier.

Wat je per stuk vastlegt

Hieronder staat het minimum. De eerste zeven velden vul je bij binnenkomst in, de laatste vier bij verkoop. Alles wat daarna nog bijkomt — afmetingen, staat, herkomst, verhaal — is winst, geen verplichting.

VeldWaarom het er staat
StuknummerDe draad door alles heen: etiket, register, factuur, foto.
AankoopdatumZonder datum kun je geen dagen in voorraad rekenen, en dus geen rotatie.
Van wie je kochtBepaalt of het stuk onder de margeregeling kán vallen. Naam en adres.
AankoopprijsHet bedrag dat jij voor dít stuk betaald hebt. Geen gemiddelde.
OmschrijvingWat een derde nodig heeft om het stuk terug te vinden zonder jou.
FotoBij unieke stukken is de foto de omschrijving. Hoort bij de gegevens, niet in een aparte map.
VraagprijsWat op het etiket staat. Verandert de prijs, dan wil je weten wanneer en waarom.
VerkoopdatumSamen met de aankoopdatum: hoe lang het stuk gestaan heeft.
VerkoopprijsDe andere helft van je marge.
Aan wieNodig voor de factuur, en bij verkoop over de grens ook voor je bewijs.
RegelingMarge of gewone btw. Dit veld beslist wat er in de aangifte terechtkomt.

De nulmeting: één keer alles tellen

Wie vandaag begint met een winkel vol stukken, staat voor een berg. De verleiding is dan om te beginnen bij wat er nieuw binnenkomt en de rest “later” te doen. Dat later komt niet.

Beter is een nulmeting: één keer alles nummeren en fotograferen, en pas daarna schakelen. Reken op een minuut of twee per stuk. Bij vierhonderd stukken is dat ruim een werkdag — vervelend, maar eenmalig, en het is de enige dag waarop je hele voorraad in één keer klopt. Wat je van de aankoopprijs niet meer weet, noteer je eerlijk als een schatting en markeer je als zodanig; dat is beter dan een getal dat er te precies uitziet.

De jaarlijkse inventaris

Daarnaast is er de klassieke jaarlijkse inventaris: op het einde van het boekjaar tel je wat er werkelijk staat en waardeer je het. Bij goederen bestemd voor wederverkoop is de waardering de aankoopprijs, niet de vraagprijs — je boekt geen winst op iets dat nog in het rek staat. Voor stukken die duidelijk minder waard geworden zijn, hoort de lagere waarde in de boeken. Hoe je dat precies waardeert is een vraag voor je boekhouder; wat jij levert is de lijst.

Het verschil tussen wat je telt en wat je systeem zegt is trouwens het nuttigste getal van het hele jaar. Klopt het op één stuk na, dan werkt je keten. Zitten er twintig gaten in, dan weet je meteen waar je het volgend jaar moet aanpakken.

Hoe lang moet je het bewaren?

Dit is het eerste punt waar de vier landen uit elkaar lopen, en het verschil is groot genoeg om er niet naar te gissen.

België 10 jaar

Btw-administratie, artikel 60 van het btw-Wetboek.

Nederland 7 jaar

Btw-administratie; 10 jaar bij onroerend goed.

Frankrijk 5 jaar

Na afsluiting van het livre de police.

VK 6 jaar

En langer zolang het stuk nog niet verkocht is.

Vier landen, vier termijnen. Bronnen: artikel 60 W.btw (België, verlengd van zeven naar tien jaar bij wet van 20 november 2022), de Belastingdienst (Nederland), service-public.gouv.fr (Frankrijk) en gov.uk (VK) — elk nagemeten op 30 augustus 2026 voor Wat moet er in je stocklijst staan?, waar ze per land uitgeschreven staan.

Let op het VK: daar loopt de termijn pas vanaf de verkoop. Een stuk dat acht jaar in je winkel staat, heeft dus een dossier dat veertien jaar meegaat. Dat is precies waarom een papieren archief bij antiek zo snel onhandelbaar wordt.

02

Marge-btw: waarom je voorraad in twee helften valt

De margeregeling is de reden dat voorraadbeheer in deze sector anders is dan in elke andere winkel. Ze bestaat omdat een tweedehands stuk al één keer btw gedragen heeft toen het nieuw was. Zou je er bij elke doorverkoop opnieuw btw over de volle prijs op rekenen, dan stapelde die btw zich op tot tweedehands duurder werd dan nieuw.

De oplossing: je rekent btw over je winstmarge in plaats van over je verkoopprijs. Het principe staat in artikel 315 van richtlijn 2006/112/EG — je marge is het verschil tussen de verkoopprijs en de aankoopprijs, verminderd met de btw die in die marge zit. Elk van de vier landen heeft dat in eigen recht omgezet, onder een eigen naam en met eigen papieren.

Welke stukken vallen eronder

Niet elk tweedehands stuk. De regeling werkt maar als je het stuk gekocht hebt van iemand die er zelf géén btw over kon aanrekenen. In de praktijk zijn dat vier bronnen:

Van een particulier

De meest voorkomende bron. Een particulier rekent geen btw, dus is de marge het juiste vertrekpunt.

Van een vrijgestelde

Een vereniging of een onderneming zonder recht op aftrek. Ook daar zit geen aftrekbare btw in.

Van een collega onder marge

Een andere handelaar die zelf onder de margeregeling verkoopt. Zijn factuur draagt geen aftrekbare btw.

Koop je in met een gewone factuur mét btw die je kunt aftrekken, dan valt dat stuk buiten de regeling. Dat is geen ramp — je trekt de btw af en rekent bij verkoop gewoon btw over de volle prijs — maar het betekent wel dat de twee soorten door je winkel lopen tegelijk. Vandaar dat je ze uit elkaar moet kunnen houden. Wat een margegoed precies is, staat uitgebreider in Wat zijn margegoederen?.

De registers: vier landen, vier vormen

De scheiding tussen marge en gewoon is niet vrijblijvend. Kun je ze niet aantonen, dan val je terug op de gewone regeling met btw over de volle verkoopprijs — en dat is bij tweedehands bijna altijd meer dan je marge waard is.

België Drie registers

Aankoop-, verkoop- én vergelijkingsregister. KB nr. 53 van 23 december 1994.

Nederland Opkopersregister

Plus de scheiding tussen marge- en btw-goederen in je administratie.

Frankrijk Livre de police

Het registre des objets mobiliers, met de identiteit van de verkoper erbij.

VK Stock book

Geen vaste vorm, maar aankoop én verkoop van hetzelfde stuk in dezelfde regel.

Hetzelfde idee, vier keer een ander papier. Wat elk land per stuk verlangt, staat veld voor veld in Wat moet er in je stocklijst staan? — per land nagemeten op 30 augustus 2026.

Het Britse stock book is het eerlijkste ontwerp van de vier: door aankoop en verkoop in één regel te zetten, bestaat het Belgische vergelijkingsregister daar gewoon niet als apart document. Wie zijn voorraad per stuk bijhoudt in plaats van per lijst, heeft die vergelijking trouwens automatisch — dat is precies wat een spreadsheet je met de hand laat doen.

Wat je marge is, en wat ze niet is

Je marge is verkoopprijs min aankoopprijs. Meer niet. Restauratie-uren, nieuwe onderdelen, transport, de kraamhuur op de markt, de stroom in je atelier: geen daarvan verlaagt je marge. HMRC schrijft het in zijn richtlijn over de margeregelingen letterlijk zo op — de aankoopprijs bevat niet de kosten van herstelling, opknappen of algemene kosten, en je mag ze er niet bij optellen. Voor de EU-landen volgt hetzelfde uit artikel 315 van de richtlijn.

Dat is geen kleinigheid. Wie een kast koopt voor 200 euro, er 300 euro aan onderdelen en werk in steekt en hem voor 700 verkoopt, heeft een marge van 500 — niet van 200. De btw wordt over die 500 gerekend. De btw op die onderdelen kun je meestal wél gewoon als voorbelasting aftrekken, maar dat is een andere beweging in een ander vak van je aangifte.

Reken nooit met een marge waar je eigen uren al in verrekend zitten. De fiscus rekent met twee bedragen: wat je betaalde en wat je kreeg.

Hoeveel btw er in een marge zit, verschilt per land. België en Nederland rekenen met 21%, Frankrijk en het VK met 20% — wat op 100 euro marge neerkomt op 17,36 euro tegenover 16,67 euro. Die tarieven staan met bron en meetdatum in Wat is margeBTW?, en hoe je het bedrag zelf uitrekent in Hoe bereken je margeBTW?.

Per stuk of per periode

Er is nog een verschil dat echt geld kost: reken je je marge per stuk uit, of per aangiftetijdvak over al je margeverkopen samen? Dat tweede — globalisatie — is aantrekkelijk zodra er stukken met verlies tussen zitten, want een verlies op het ene stuk drukt dan de belastbare marge op het andere. Frankrijk rekent wettelijk per stuk, met globalisatie als optie; de andere landen kennen hun eigen varianten en drempels. Kies dat niet zelf: het is een vraag voor je boekhouder, en het antwoord bepaalt hoe je systeem moet rekenen.

⚠️ Sinds 31 december 2025 is de margeregeling in België uitgesloten na een verlaagd tarief; er loopt een herstelregeling tot 31 december 2026. Wet van 19 december 2025, omzetting van richtlijn (EU) 2022/542, toegelicht in circulaire 2026/C/14 van 13 januari 2026. De FOD Financiën had haar eigen pagina over de margeregeling daar op 8 september 2026 nog niet op aangepast — vindt je boekhouder er niets over terug, dan is dat de reden.

03

Facturen: aan beide kanten van het stuk

Rond elk stuk horen twee papieren: één van toen je het kocht en één van toen je het verkocht. De tweede kent iedereen. De eerste is degene die het vaakst ontbreekt, en juist die is de basis van je hele margeregeling.

Het aankoopbewijs bij een particulier

Een particulier maakt geen factuur. Dus maak jij er één, en laat hem ondertekenen. Zonder dat papier kun je later niet aantonen wat je betaald hebt en van wie — en dan is er geen aantoonbare aankoopprijs, dus geen aantoonbare marge.

Wat erop hoort: de datum, jouw gegevens, de naam en het adres van de verkoper, een omschrijving van het stuk, het stuknummer dat je er net aan gegeven hebt, het betaalde bedrag, en een handtekening. In Frankrijk vraagt het livre de police daarbovenop de identiteit van de verkoper vast te leggen — daar is dit niet alleen een fiscaal stuk maar ook een politiedocument. Twee minuten werk, en het is het enige stuk papier dat je niet achteraf kunt maken.

De verkoopfactuur

Verkoop je onder de margeregeling, dan geldt de belangrijkste regel van deze hele gids in negatieve vorm: er staat geen btw-bedrag op je factuur. Niet apart vermeld, niet in een kolom, niet als “inbegrepen”. De btw die jij afdraagt is jouw zaak, niet die van je klant, en je klant kan ze niet aftrekken.

In de plaats komt een vermelding dat de bijzondere regeling toegepast is. De juiste formulering verschilt per land en per taal; je boekhouder of je pakket geeft je de tekst die daar hoort. Zet je er tóch een btw-bedrag op, dan ben je dat bedrag verschuldigd bovenop de btw op je marge — dezelfde euro's twee keer.

Doorlopende nummering

Facturen krijgen een ononderbroken reeks per jaar. Een gat in de nummering is het eerste wat een controle opmerkt.

Nooit overschrijven

Een verzonden factuur pas je niet aan. Fout? Dan maak je een creditnota en een nieuwe factuur.

Aan het stuk gekoppeld

Factuurnummer bij het stuknummer. Zo vind je bij een klantvraag in één keer terug wat er gebeurd is.

Elektronisch factureren: hier lopen de vier landen het hardst uiteen

Dit is de schakel die de komende jaren het snelst verandert, en het is ook de enige waar “niet van toepassing” een echt antwoord is.

België Verplicht sinds 1 jan 2026

Tussen btw-plichtige ondernemingen, via Peppol.

Nederland Geen verplichting

Mag wel, maar enkel met instemming van de koper.

Frankrijk Ontvangen vanaf 1 sep 2026

Voor Fránse ondernemingen; verzenden meteen voor grote en middelgrote, kleine vanaf 1 sep 2027.

VK Geen mandaat

HMRC eist geen gestructureerde e-factuur tussen ondernemingen.

Bronnen: efactuur.belgium.be (België) en impots.gouv.fr (Frankrijk), elk nagemeten op 30 augustus 2026; het Franse tijdpad opnieuw nagemeten op 31 augustus 2026. Uitgeschreven in Moet ik via Peppol factureren?.

Voor een Belgische zaak betekent dit concreet: je facturen aan andere ondernemingen moeten in een gestructureerd formaat over Peppol. Aan particulieren verandert er niets — en dat is bij een tweedehandswinkel het grootste deel van je omzet. De verplichting raakt vooral je verkoop aan collega-handelaars en aan bedrijven.

04

Etiketten: het enige dat de klant van je systeem ziet

Een etiket lijkt het minst technische onderdeel van deze keten, en het is het enige dat in alle vier de landen wettelijk verplicht is met vrijwel dezelfde inhoud. Dat is de moeite waard om één keer hardop te zeggen: hier zijn de vier landen het eens.

België Boek VI WER, art. VI.3

Schriftelijk, leesbaar, goed zichtbaar en ondubbelzinnig. Totaalprijs incl. btw en alle taksen, in euro.

Nederland Besluit prijsaanduiding producten

Artikelen 3 en 4: verkoopprijs vermelden, inclusief btw en andere belastingen.

Frankrijk Arrêté van 3 december 1987

Artikel 1: totaalbedrag TTC in euro. Artikel 4: marquage par écriteau of etikettering.

VK Price Marking Order 2004

Artikel 7: unambiguous, easily identifiable and clearly legible, zonder dat de klant hulp moet vragen.

Vier wetten, één eis: de prijs die de klant echt betaalt, leesbaar, zonder ernaar te moeten vragen. Nagemeten op 8 september 2026 bij economie.fgov.be (België), wetten.overheid.nl, BWBR0015104 (Nederland), legifrance.gouv.fr, LEGITEXT000006057893 (Frankrijk) en legislation.gov.uk, SI 2004/102 (VK). Het VK rekent in pond, de andere drie in euro.

De Britse tekst kent één uitzondering die in deze sector wel eens van pas komt: juwelen, edele metalen en horloges boven de 3.000 pond die in een etalage staan, hoeven de prijs niet in de etalage te tonen. Voor de rest geldt de regel onverkort.

Wat je er praktisch bij zet

De wet vraagt de prijs. Je eigen keten vraagt meer. Drie dingen die je toevoegt omdat ze je later werk besparen:

Wat je er níét op zet is informatie die alleen daar bestaat. De klassieke fout is de prijs die uitsluitend op het kaartje staat: dat kaartje komt los, vervaagt of raakt verwisseld, en dan is de prijs weg met het kaartje mee. Het etiket is een afdruk van je systeem, nooit de bron.

Over formaten: er is geen voorgeschreven maat. Wat wel telt is dat het etiket bij het stuk blijft. Een hanglabel aan een kast, een sticker op een boek, een kaartje in een doos met kleingoed — per soort stuk iets anders, maar altijd één afdruk uit hetzelfde systeem, zodat de prijs op het etiket en de prijs in je lijst niet uit elkaar kunnen lopen. Hoe dat in Vintro Pro werkt, staat in de handleiding over etiketten printen.

🧮 Wat houd je over aan één stuk?

Vier getallen en je land. De rekenhulp toont wat er na de btw overblijft, en — wat vaker vergeten wordt — wat dat per maand oplevert op het geld dat je erin gestoken hebt.

Btw op je marge
Blijft over
Per maand op je inleg

De btw wordt gerekend over verkoopprijs min aankoopprijs, zoals artikel 315 van richtlijn 2006/112/EG het voorschrijft: je kosten verlagen die marge niet. Wat overblijft is die marge min de btw min je kosten. Het derde getal deelt dat door je inleg en door de tijd — twee stukken met dezelfde winst zijn niet evenveel waard als het ene drie maanden staat en het andere drie jaar. Tarieven: 21% in België en Nederland, 20% in Frankrijk en het VK, nagemeten op 2 september 2026 bij elke overheid apart. Dit is een schatting, geen aangifte.

05

Voorraadrotatie: het geld dat in je rekken staat

Voorraad is geen bezit, het is geld dat vastzit. Zolang een stuk in je winkel staat, kun je dat bedrag niet gebruiken om het volgende stuk te kopen. Dat is bij tweedehands scherper dan elders, want je kunt niet bijbestellen: elke euro die stilstaat is een euro die je niet op een veiling of bij een ontruiming kunt inzetten.

Rotatie meet hoe vaak je voorraad in een jaar rondgaat. Deel je jaarlijkse aankoopwaarde door je gemiddelde voorraadwaarde en je hebt het getal. Deel 365 door die rotatie en je hebt het aantal voorraaddagen: hoe lang een gemiddeld stuk bij je blijft staan. Beide berekeningen, met een rekenhulp, staan in Wat is voorraadrotatie?.

Wat een gezond getal is, hangt af van wat je verkoopt

Er bestaat geen algemeen goed cijfer. Vintage kleding en klein meubilair draaien snel en in aantallen; antiek staat langer en er gaat per stuk meer geld in om. Wachten op de juiste koper is bij antiek geen fout maar het verdienmodel — een kabinet dat twee jaar staat en dan met een flinke marge weggaat, kan een betere zaak zijn dan tien snelle verkopen met weinig marge.

Wat wél voor iedereen geldt: je moet het weten. Het verschil tussen “dat kabinet staat er al een tijdje” en “dat kabinet staat er 780 dagen en er zit 3.400 euro in vast” is het verschil tussen een gevoel en een beslissing.

Slapende voorraad

Slapende voorraad is wat al lang staat en waarvan je zonder het te merken aanneemt dat het ooit wel weggaat. Het kost je twee dingen tegelijk: het geld dat erin zit en de plaats die het inneemt. Trek één keer per kwartaal de lijst van alles dat langer dan twaalf maanden staat, en beslis per stuk. Er zijn maar vier uitkomsten:

Prijs aanpassen

De vraagprijs klopt niet met wat de markt geeft. Noteer wanneer je hem verlaagde, zodat je na een kwartaal ziet of het hielp.

Ander kanaal

Wat in de winkel blijft staan, verkoopt online soms binnen de week — en omgekeerd.

Doorverkopen in bulk

Aan een collega, aan een opkoper. Minder marge, maar het geld komt vrij voor iets dat wel draait.

De vierde uitkomst is bewust houden. Ook dat is een beslissing, zolang je ze neemt en niet overkomt. Meer over hoeveel er bij een gemiddelde zaak in slaapt, staat in Wat is slapende voorraad?.

Aanvoertempo: het bestelpunt dat je niet hebt

In een gewone winkel bewaakt een bestelpunt je schap. Bij unieke stukken bestaat dat niet, want er is niets om bij te bestellen. Wat ervoor in de plaats komt is een tempo: hoeveel stuks moet je per week binnenhalen om je schap gevuld te houden bij het huidige verkooptempo? Verkoop je twaalf stukken per maand, dan moet je er ongeveer drie per week vinden — en dát is het getal dat bepaalt hoeveel veilingen, ontruimingen en markten je moet aflopen. De rekenhulp daarvoor staat in Voorraadbeheer voor antiek en vintage.

06

Export: je gegevens eruit, en je stukken de grens over

Het woord export betekent in deze sector twee dingen, en je hebt ze allebei nodig. Het ene gaat over je gegevens, het andere over je goederen.

Je gegevens eruit krijgen

Waar je voorraad ook in staat, je moet er op elk moment een leesbaar bestand uit kunnen halen. Dat is niet één keer per jaar handig maar vier keer:

Praktisch: kies een formaat dat een mens kan lezen (CSV of XLSX), controleer dat de foto's meekomen of dat er minstens een verwijzing naar staat, en doe die export één keer echt — niet op de website nalezen dat het kan, maar de knop indrukken en het bestand openen.

Je stukken over de grens

De tweede betekenis is de fiscale. Zodra een stuk je land verlaat, verandert de behandeling, en de margeregeling is daar het gevoeligst voor.

Verkoop je aan een particulier in een ander EU-land, dan verandert er in de regel weinig: het stuk blijft een margegoed en je rekent af zoals thuis. Verkoop je aan een handelaar in een ander EU-land, dan is de vraag of je onder de marge blijft of naar de gewone regeling gaat — de vrijstelling voor intracommunautaire leveringen geldt namelijk niet voor margegoederen. Dat staat uitgewerkt in Margegoed verkopen aan een buitenlandse handelaar. Voor wat er gebeurt als je zelf in de EU inkoopt, is er Inkopen in de EU: marge of verlegd?.

Gaat het stuk de Unie uit — naar het VK, Zwitserland, de Verenigde Staten — dan is het uitvoer. Uitvoer buiten de EU is vrijgesteld op grond van artikel 39 van het Belgische btw-Wetboek, op voorwaarde dat je kunt aantonen dat de goederen de Unie werkelijk verlaten hebben. Dat bewijs is het hele punt: een uitvoeraangifte, een vervoersdocument, een track-and-tracebewijs. Zonder bewijs geen vrijstelling, hoe echt de verkoop ook was.

⚠️ Eén vraag blijft open, en we zetten er liever niets over dan iets dat niet klopt: of een uitvoer van een margegoed nu als margeverkoop dan wel als vrijgestelde uitvoer behandeld moet worden, hebben we niet op een officiële bron kunnen terugvinden — niet bij de FOD Financiën, niet bij EUR-Lex, nagemeten op 31 augustus 2026. Het verschil is niet klein: bij een vrijgestelde uitvoer is er géén marge-btw verschuldigd. Leg dat ene geval voor aan je boekhouder vóór je de eerste factuur schrijft.

Voor de omgekeerde beweging — inkopen in het VK en invoeren in de EU — is er Btw bij invoer uit het VK, met een rekenhulp voor wat de invoer je kost. En wie zelf in het VK zit, vindt de Britse kant in De Britse margeregeling.

07

Software: wanneer een spreadsheet genoeg is en wanneer niet

Dit hoofdstuk komt als laatste met opzet. Wie eerst software kiest en dan zijn werkwijze eromheen bouwt, koopt bijna altijd iets dat voor aantallen gemaakt is. En bij unieke stukken is een systeem dat met aantallen rekent niet een beetje onhandig — het is het verkeerde gereedschap.

Excel is een eerlijk antwoord, tot op zekere hoogte

Een spreadsheet kan alles wat hierboven staat, wettelijk gezien. Er is geen voorgeschreven vorm voor je registers; een geordend bestand volstaat. In de praktijk struikelt het op drie plaatsen, en telkens dezelfde:

Het eerlijke antwoord staat uitgeschreven in Volstaat Excel voor je voorraad?. Kort samengevat: vaak wel, en langer dan verkopers je vertellen.

Waar het kantelt

Er is geen vast aantal stukken waarboven het misgaat, maar er zijn wel signalen. Ga na of je er drie of meer herkent:

Je zoekt vaker dan je invult

Een klantvraag kost meer tijd dan het stuk registreren kostte.

Meerdere kanalen

Winkel, markt én online, en je weet niet zeker of iets nog beschikbaar is.

Iemand anders werkt mee

Zodra een tweede persoon iets moet terugvinden, is jouw hoofd geen systeem meer.

Waar je op let als je toch iets kiest

Zeven vragen. Zegt een pakket op meer dan twee ervan nee, dan is het voor een andere soort winkel gemaakt:

  1. Kan elk stuk één eigen nummer en een eigen foto dragen, of denkt het systeem in aantallen?
  2. Blijft een verkocht stuk in het systeem staan, met zijn hele geschiedenis?
  3. Kan het onderscheid maken tussen margegoederen en gewone btw-goederen?
  4. Rolt het etiket er zelf uit, met de prijs uit hetzelfde veld als in je lijst?
  5. Toont het hoe lang een stuk al staat, zonder dat je het zelf uitrekent?
  6. Kun je er een leesbaar bestand uit halen, vandaag nog?
  7. Werkt het op een telefoon, staand naast een kast op een ontruiming?

Vergelijk dat met wat je écht nodig hebt in Welk systeem past bij je tweedehandszaak? — een keuzehulp waar het antwoord vier keer níét Vintro Pro is.

Het jaar rond

De keten loopt elke dag, maar er zijn vier momenten waarop je er even boven gaat staan.

Elke week Nieuwe stukken bij

Alles wat binnenkwam is genummerd, gefotografeerd en geëtiketteerd. Niets ligt nog op een stapel “doe ik nog”.

Elk kwartaal De lijst van langstaanders

Alles boven de twaalf maanden op één blad. Per stuk één beslissing: prijs, kanaal, doorverkopen of bewust houden.

Per aangifte Marge en gewoon uit elkaar

De twee stromen apart aanleveren. Het scheiden gebeurde al bij elk stuk; hier oogst je dat alleen.

Eén keer per jaar Tellen en waarderen

De echte inventaris. Het verschil tussen wat er staat en wat je systeem zegt, is je rapport over het hele jaar.

Waar het in de praktijk misgaat

Veelgestelde vragen

Hoe houd je de voorraad van een tweedehandszaak bij?

Per stuk, niet per aantal. Elk stuk krijgt één eigen nummer dat nooit hergebruikt wordt, en daaraan hangen minstens: de aankoopdatum, van wie je kocht, wat je betaald hebt, een omschrijving, een foto, de vraagprijs en later de verkoopdatum en de verkoopprijs. Gewone voorraadsoftware rekent met aantallen en bestelpunten; bij unieke stukken valt dat allebei weg, want je kunt niet bijbestellen. Wat ervoor in de plaats komt is een tempo: hoeveel stuks er per maand binnenkomen tegenover hoeveel er buitengaan.

Moet ik margegoederen apart houden in mijn voorraad?

Ja. In alle vier de landen waarvoor deze kennisbank geschreven is moet je goederen onder de margeregeling gescheiden kunnen tonen van goederen onder de gewone btw-regeling. In België vraagt koninklijk besluit nr. 53 van 23 december 1994 een aankoopregister, een verkoopregister en een vergelijkingsregister; Nederland kent het opkopersregister, Frankrijk het livre de police en het VK verwacht per stuk aankoop én verkoop in dezelfde regel. Kun je die scheiding niet aantonen, dan val je terug op de gewone regeling, met btw over de volle verkoopprijs in plaats van over je marge.

Wat moet er op het etiket van een tweedehands stuk staan?

Wettelijk in elk geval de prijs die de klant echt betaalt, inclusief btw en alle taksen, leesbaar en zonder dat de klant ernaar moet vragen. Dat geldt in de vier landen, elk met een eigen tekst: boek VI van het Wetboek van economisch recht in België, het Besluit prijsaanduiding producten in Nederland, het arrêté van 3 december 1987 in Frankrijk en de Price Marking Order 2004 in het VK. Praktisch zet je er ook het stuknummer bij, want zonder nummer is een etiket dat loskomt niet meer thuis te brengen.

Mag ik opknapkosten van mijn marge aftrekken?

Nee. Je marge is het verschil tussen je verkoopprijs en je aankoopprijs, en niets anders — artikel 315 van richtlijn 2006/112/EG voor de EU-landen. HMRC zegt het in het VK met zoveel woorden: de aankoopprijs bevat niet de kosten van herstelling, opknappen of je algemene kosten, en die mag je er niet bij optellen. De btw op die kosten kun je vaak wel gewoon als voorbelasting aftrekken, maar dat is een aparte beweging. Reken dus nooit met een marge waar je restauratie-uren al in verwerkt zitten.

Volstaat Excel voor het voorraadbeheer van een tweedehandszaak?

Vaak wel, en langer dan mensen denken. Een spreadsheet kantelt op drie dingen: de foto's staan ergens anders dan de cijfers, een verkocht stuk wordt weggehaald in plaats van afgesloten, en het verband tussen aankoop en verkoop blijft handwerk. Zolang je alles nog uit je hoofd kent gaat het goed. Rond honderd stukken kost elke klantvraag je twee zoekopdrachten in plaats van één, en dan begint een spreadsheet geld te kosten in plaats van te besparen.

Geschreven op 8 september 2026. De prijsaanduidingsplicht is op 8 september 2026 nagemeten bij economie.fgov.be (boek VI WER, art. VI.3 tot VI.6), wetten.overheid.nl (Besluit prijsaanduiding producten, BWBR0015104, art. 3 en 4), legifrance.gouv.fr (arrêté van 3 december 1987, LEGITEXT000006057893, art. 1 en 4) en legislation.gov.uk (Price Marking Order 2004, SI 2004/102, art. 7). De regel dat kosten je marge niet verlagen komt van artikel 315 van richtlijn 2006/112/EG en van de richtlijn van HMRC over de margeregelingen, nagemeten op 8 september 2026. De bewaartermijnen en de registers per land zijn nagemeten op 30 augustus 2026, de btw-tarieven op 2 september 2026 en de e-facturatiedata op 30 en 31 augustus 2026 — elk bij de overheid van het land zelf, en per onderwerp uitgeschreven op de pagina's waarnaar hierboven verwezen wordt.

Dit is uitleg over voorraadbeheer, geen fiscaal of juridisch advies. Welke regeling, welk register en welke termijn op jouw zaak van toepassing zijn, toets je bij je boekhouder of bij de belastingdienst van je land.

Verder lezen

Zeven schakels, één plek

Elk stuk krijgt een eigen nummer, een eigen foto en een eigen pagina. Het etiket met QR-code rolt eruit, marge en gewone btw blijven gescheiden, en je voorraadlijst kun je op elk moment exporteren.

Gratis tot 10 stukken, zonder kaartnummer en zonder einddatum.