Moet je elk jaar een inventaris opmaken?

“Inventaris” betekent drie dingen, en dat is precies waar het misloopt.

In de winkel is je inventaris je voorraad: de stukken die er staan. In de boekhouding is de inventaris een handeling — de jaarlijkse opname van alles wat de zaak bezit en verschuldigd is. En op de balans is inventaris nog een derde ding: de rekening voor je meubilair, rekken en uitrusting, dus net níét je handelsgoederen.

Deze pagina gaat over de tweede betekenis: de inventaris die de wet vraagt. Voor een handelaar in antiek, vintage of tweedehands komt die vooral neer op één ding — het tellen en waarderen van de voorraad, want daar zit het geld in. Wat je het hele jaar door moet bijhouden, is een andere vraag: dat staat op de stocklijst-pagina.

Drie dingen die allemaal “inventaris” heten

Zolang die drie door elkaar lopen, praat je met je boekhouder over iets anders dan je denkt.

Wat de wet vraagt, in vier landen

De plicht om minstens één keer per jaar de voorraad op te nemen, staat in alle vier de landen in de wet. Het artikel verschilt, en het accent ook: het ene land vraagt de opname, het andere vooral de waarde.

Wat er letterlijk staat

Vier keer dezelfde plicht, vier keer anders geformuleerd:

• België — artikel III.89, §1 WER

  “Elke boekhoudplichtige onderneming verricht, omzichtig en te goeder trouw, ten minste eens per jaar de nodige opnemingen, verificaties, onderzoekingen en waarderingen om op een door haar gekozen datum de inventaris op te maken van al haar bezittingen, en rechten van welke aard ook…”

• Frankrijk — artikel L123-12, tweede lid Code de commerce

  “Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise.”

• Nederland — artikel 3:15i lid 1 en 2 BW

  Wie een bedrijf uitoefent, maakt elk jaar binnen zes maanden na het einde van het boekjaar een balans op (artikel 3:15i verwijst daarvoor naar artikel 2:10 lid 2). De Belastingdienst zegt het zo: “Aan het eind van elk boekjaar bepaalt u de waarde van de voorraden die op dat moment in uw bedrijf aanwezig zijn.”

• VK — Companies Act 2006, section 386(4)

  “statements of stock held by the company at the end of each financial year”, én “all statements of stocktakings from which any statement of stock… has been or is to be prepared”. Wie in het VK zelfstandige is zonder vennootschap valt buiten die section, maar gov.uk vraagt bij traditional accounting wél “the value of stock and work in progress at the end of your accounting period”.

Eén Belgische nuance die vaak wordt gemist: paragraaf 2 van artikel III.89 — de inrichting volgens het rekeningenstelsel en de waarderingsmaatstaven — geldt níét voor wie een vereenvoudigde boekhouding voert (art. III.85 WER en art. 1 KB 21 oktober 2018: omzet tot 500.000 euro excl. btw). De inventaris zelf, paragraaf 1, geldt wél. Kleine zaak of niet: tellen moet.

Tegen welke waarde zet je een stuk op de inventaris?

De hoofdregel is in België en Nederland dezelfde: de aankoopprijs, tenzij het stuk op de balansdatum minder waard is. Dan geldt die lagere waarde.

België zegt het zo, in CBN-advies 132/7: handelsgoederen worden “gewaardeerd tegen aanschaffingswaarde of tegen de marktprijs op balansdatum als die lager is”. In Nederland zegt de Belastingdienst het korter, als eigen beleid — de wet zelf zegt dit niet: “Normaal gesproken waardeert u de voorraad tegen kostprijs”, en “alleen voor incourante goederen mag u een lagere waarde nemen dan de kostprijs”.

Wat er dus niet staat: je vraagprijs. Een kast die je voor 200 euro kocht en voor 600 in de zaak zet, staat voor 200 op je inventaris. Die 400 verschil boek je pas als hij verkocht is — en bij margegoederen is dat precies dezelfde marge waarop je je btw berekent.

Dit is de hoofdregel, niet je aangifte. In Nederland hanteert de Belastingdienst als beleid — niet als wet — vaste afwaarderingspercentages voor textiel, kleding, meubelen en stoffering, en of een stuk “incourant” is, blijft een beoordeling. Neem de uitkomst mee naar je boekhouder in plaats van ze te boeken.

Waarom dit bij unieke stukken anders loopt

Een winkel met reeksen telt dozen en vermenigvuldigt met een kostprijs. Bij jou bestaat die kostprijs per soort niet.

Waar het in de praktijk misgaat

• Tellen zonder aankoopprijs

  Je hebt 140 stukken staan — en één totaalbedrag op je bankrekening. Zonder aankoopprijs pér stuk is elke waardering een schatting, en een schatting houdt bij een controle geen stand.

• De vraagprijs invullen

  Het is de verleidelijkste fout, want dát cijfer staat wel op je etiket. Je voorraad lijkt er drie keer zo veel waard door, en je winst met hem mee.

• Verkochte stukken die blijven staan

  Wie zijn lijst niet bijhoudt, telt op 31 december stukken mee die in oktober al de deur uit waren. Bij unieke stukken valt dat niet op: er is geen aantal dat niet klopt.

• De inventaris pas in maart maken

  De wet vraagt de toestand op de gekozen datum, niet die van drie maanden later. Wat je in maart telt, is de voorraad van maart.

Dit is uitleg over je administratie, geen fiscaal of boekhoudkundig advies. Welke regeling en welke waardering op jouw zaak van toepassing zijn, toets je bij je boekhouder.

Veelgestelde vragen

Verder lezen