Hoe Jerome Leadlay zijn voorraad, facturatie en export onder controle kreeg

1. De voorraad correct opvolgen

Elk stuk is uniek. Een klassieke voorraadlijst werkt zolang er weinig artikelen zijn, maar wordt snel onbeheersbaar bij honderden of duizenden unieke objecten. Het werd steeds lastiger om op elk moment te weten:

• welke stukken nog beschikbaar waren;
• welke al verkocht waren;
• waar een stuk zich bevond;
• hoeveel de totale voorraad waard was.

2. Douane en export

Internationale verkopen brachten extra administratie mee. Voor export moesten deze gegevens correct beschikbaar zijn:

• commodity codes;
• omschrijvingen;
• gewichten;
• colli;
• exportinformatie.

Zit die informatie verspreid over Excelbestanden, documenten en e-mails, dan kost het veel tijd om alles samen te brengen.

3. Facturatie

Na een verkoop moest dezelfde informatie opnieuw worden ingevoerd: artikelgegevens die al in de voorraad stonden, moesten opnieuw verwerkt worden voor de factuur. Dat betekende:

• dubbel werk;
• meer kans op fouten;
• tijdverlies bij elke verkoop.

4. Verkoop in verschillende munten

Een belangrijk deel van de handel gebeurt internationaal, dus prijzen moesten geregeld omgerekend worden. Gebeurt dat met de hand, dan ontstaat het risico op:

• verkeerde verkoopprijzen;
• foutieve marges;
• verschillen tussen voorraad en factuur.

5. De margeregeling

Voor veel antiek- en vintagehandelaars is de margeregeling een noodzakelijk maar complex deel van de administratie. Per stuk moet duidelijk zijn:

• of de margeregeling van toepassing is;
• wat de aankoopprijs was;
• welke marge werd gerealiseerd;
• welke verkopen buiten de regeling vallen.

Aan het einde van de periode moet alles klaarstaan voor de btw-administratie.

6. De eindvoorraadwaarde

Bij het afsluiten van een boekjaar kwam telkens dezelfde vraag terug: wat is de actuele waarde van de voorraad? Met gegevens verspreid over verschillende systemen vraagt dat veel controle- en opzoekwerk.

De oplossing

Met Vintro Pro wordt elk stuk één keer geregistreerd. De gegevens blijven op één plaats en worden hergebruikt voor:

• voorraadopvolging;
• facturatie;
• exportdocumenten;
• commodity codes;
• marge-btw;
• waardering van de voorraad.

Het resultaat

De grootste winst zat niet in een mooiere voorraadlijst, maar in het samenbrengen van meerdere bedrijfsprocessen in één systeem. Wat vroeger verspreid zat over bestanden en documenten, werd één werkwijze. Daardoor ontstond:

• meer controle over de voorraad;
• een beter inzicht in de voorraadwaarde;
• minder administratief werk bij facturatie;
• een eenvoudiger beheer van exportverkopen;
• een betere opvolging van de margeregeling;
• minder risico op fouten door dubbele invoer.